• ONLINE AKARYAKIT TALEP
  • ONLINE BURGER KING VE POPEYES SİPARİŞ
  • Hizmet de
    Yükselen Kalite...

    KVK SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

    MEVLANA PETROL ÜRÜNLERİ TURİZM TAŞIMACILIK PAZARLAMA İNŞAAT TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ 

    KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

    MADDE 1- AMAÇ

    Kişisel verileri saklama ve imha politikası Mevlana Petrol Ürünleri Turizm Taşımacılık Pazarlama İnşaat Ticaret Limited Şirketi tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik iş ve işlemler konusundaki usulleri ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

    MADDE 2- KAPSAM

    Şirket çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlere, ürün ve hizmet alanlara, potansiyel müşterilere, ortaklara, ziyaretçilere, tedarikçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu politika kapsamındadır. 

    Şirketin sahip olduğu ya da şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

    MADDE 3- TANIMLAR

    Alıcı grubu                                         : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

    Açık rıza                                            : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

    Anonim Hale Getirme                        : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

    Çalışan                                               : Şirket personeli

    Elektronik ortam                               : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar

    Elektronik olmayan ortam                 : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar

    Hizmet sağlayıcı                                 : Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi

    İlgili kişi                                              : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

    İlgili kullanıcı                                     :Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

    İmha                                                   : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

    Kanun                                                 : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

    Kayıt ortamı                                      : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

    Kişisel veri                                         : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

    Kişisel veri işleme envanteri              :Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

    Kişisel verilerin işlenmesi                  : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

    Kurul                                                 : Kişisel Verileri Koruma Kurulu

    Özel nitelikli kişisel veri                     : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

    Periyodik imha                                   : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

    Politika                                               : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

    Şirket                                                 : Mevlana Petrol Ürünleri Turizm Taşımacılık Pazarlama 

    İnşaat Ticaret Limited Şirketi  (İşyeri/sorumlu unvanı yazılacak)

    Veri işleyen                                        : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

    Veri kayıt sistemi                               : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

    Veri sorumlusu                                  : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi

    Veri sorumluları sicil bilgi sistemi      : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi

    VERBİS                                              : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

    Yönetmelik                                         : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

    MADDE 4- SORUMLULUK VE GÖREVLER

    Şirketin tüm çalışanları ve birimleri; kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve saklanması konusunda sorumlu birimlere tam ve aktif destek verir. Politika kapsamında alınan idari ve teknik tedbirlerin uygulanmasında, birim çalışanlarının eğitilmesinde, çalışanların farkındalığının sağlanmasında, artırılmasında ve izlenmesinde, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesinde ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak muhafazasında tüm çalışanlar ve birimler, sorumlu birimlere destek olur.

    Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK TABLO: 1’de gösterilmiştir.

    MADDE 5- KAYIT ORTAMLARI

    Kişisel veriler, şirket tarafından EK TABLO: 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza edilir.

    MADDE 6- SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

    Şirkette, faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar ve kanun ile ilgili mevzuat kapsamında muhafaza edilir. Bu kapsamda saklamayı gerektiren sebepler şunlardır:

    1. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması, 
    2. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması
    3. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması
    4. Kişisel verilerin şirketin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması
    5. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi
    6. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması

    MADDE 7- SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

    Şirket aşağıdakiler dahil olmak ancak bununla sınırlı olmamak üzere, ilgili kişinin veya ilgili kişi tarafından belirtilen üçüncü tarafların kişisel verilerini çeşitli amaçlarla işleyebilir:

    1. İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
    2. Kurumsal iletişimi sağlamak
    3. Şirket güvenliğini sağlamak
    4. İstatistiksel çalışmalar yapabilmek
    5. İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek
    6. Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak
    7. Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak
    8. Yasal raporlamalar yapmak
    9. Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek
    10. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek
    11. Şirket hukuk işlerinin icrası/takibini yapmak

    MADDE 8- İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

    Kişisel veriler, aşağıdaki durumların varlığı halinde ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen şirket tarafından silinir ya da yok edilir:

    1. Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması
    2. Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
    3. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması
    4. Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi
    5. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

    MADDE 9- TEKNİK TEDBİRLER

    Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıdadır:

    1. Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar
    2. Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür
    3. Verilerin şirket dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar
    4. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar
    5. Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar
    6. Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır
    7. Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur

    MADDE 10- İDARİ TEDBİRLER

    Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıdadır:

    1. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
    2. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
    3. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
    4. Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
    5. Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

    MADDE 11- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ

    Kişisel veriler EK TABLO: 3’te belirtilen yöntemlerle silinir.

    MADDE 12- KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ

    Kişisel veriler EK TABLO: 4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.

    MADDE 13- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

    Şirket tarafından kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken; öncelikle yasal mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Bunun haricinde; EK TABLO: 5’te yer alan saklama ve imha süresi tablosu esas alınır.

    MADDE 14- PERİYODİK İMHA SÜRESİ

    Şirket her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

    MADDE 15- POLİTİKANIN YAYIMLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

    Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuoyuna ilan edilir. Basılı kâğıt nüshası şirket bünyesinde saklanır. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli bölümler güncellenir.

    MADDE 16- YÜRÜRLÜK

    Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.

    EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

    UNVANI

    BİRİMİ

    GÖREVİ

    Komite Başkanı

    TOLGA ÖZEN 

    MEVLANA PETROL GRUP  Kişisel Veri Komitesinin toplanması; kişisel veri politikaların uygulanması ve yürütülmesi; Komite üyeleri ile koordinasyonun sağlanması; ve süreçlere ilişkin Yönetim Kurulunun Bilgilendirilmesi; Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ile ilişkilerin takibi; Kurul Kararlarının takibi, uygulanması ve süreçlerin yönetimi; Şirketin Kişisel Verilerin Korunması Kurulu nezdindeki temsili

    Komite Üyesi

    Bilgi İşlem Sorumlusu

    CEM TUNÇ 

    KVKK mevzuatı uyarınca, kişisel verilerin işlenmesi, saklanması, imha edilmesi ve anonimleştirilmesi için gerekli bilgi teknolojileri sistemlerinin tesis edilmesi ve çalışır durumda olmasının sağlanması; kişisel verilerin yurt içinde ve yurt dışına aktarılması için gerekli teknik mekanizmaların oluşturulması; veri güvenliğinin sağlanması; veri güvenliği sağlayan sistemlerin önerilmesi ve bu sistemlerin uygulanması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

    Komite Üyesi

    İnsan Kaynakları Sorumlusu

    AYŞEGÜL AKPINAR

    MEVLANA PETROL GRUP insan kaynakları işlemlerinin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

    Komite Üyesi

    Hukuk Bölümü Sorumluları

    Av. BEYZA M. KESER

    Av. M. FATİH YILMAZ

    MEVLANA PETROL GRUP hukuk faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin  sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi, komite kararlarında hukuki destek sağlamak.

    Komite Üyesi

    Gıda     Bölümü Sorumlusu

    GİZEM YILMAZ-HAKAN ŞANAL

    MEVLANA PETROL GRUP restoran faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

    Komite Üyesi

    Akaryakıt Müşteri Hizmetleri ve Satış Destek Sorumlusu

    MEHMET AKAN 

    MEVLANA PETROL GRUP akaryakıt satış destek; bayi ve müşterilerle iletişim ve bayi ve müşterilere hizmet verilmesi faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

    Komite Üyesi

    İdari İşler Bölümü Sorumlusu

    SENİYE TÜRK 

    MEVLANA PETROL GRUP şirket içi idari denetim ve işlerin yapılması, müşteri memnuniyeti, talep öneri ve istek kayıtları ve ilgili işlemlerin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

    Komite Üyesi

    İş Sağlığı ve Güvenliği Bölümü Sorumlusu 

    KASIM KOPTUR

    MEVLANA PETROL GRUP şirket içi ve müşterilere yönelik İSG tedbirlerini alınmasında çalışan bilgileri ve müşteri iletişim bilgilerinin toplanması ve ilgili faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

    Komite Başkanı

    TOLGA ÖZEN 

    MEVLANA PETROL GRUP  Kişisel Veri Komitesinin toplanması; kişisel veri politikaların uygulanması ve yürütülmesi; Komite üyeleri ile koordinasyonun sağlanması; ve süreçlere ilişkin Yönetim Kurulunun Bilgilendirilmesi; Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ile ilişkilerin takibi; Kurul Kararlarının takibi, uygulanması ve süreçlerin yönetimi; Şirketin Kişisel Verilerin Korunması Kurulu nezdindeki temsili

    Komite Üyesi

    Bilgi İşlem Sorumlusu

    CEM TUNÇ 

    KVKK mevzuatı uyarınca, kişisel verilerin işlenmesi, saklanması, imha edilmesi ve anonimleştirilmesi için gerekli bilgi teknolojileri sistemlerinin tesis edilmesi ve çalışır durumda olmasının sağlanması; kişisel verilerin yurt içinde ve yurt dışına aktarılması için gerekli teknik mekanizmaların oluşturulması; veri güvenliğinin sağlanması; veri güvenliği sağlayan sistemlerin önerilmesi ve bu sistemlerin uygulanması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

    Komite Üyesi

    İnsan Kaynakları Sorumlusu

    AYŞEGÜL AKPINAR

    MEVLANA PETROL GRUP insan kaynakları işlemlerinin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

    Komite Üyesi

    Hukuk Bölümü Sorumluları

    Av. BEYZA M. KESER

    Av. M. FATİH YILMAZ

    MEVLANA PETROL GRUP hukuk faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin  sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi, komite kararlarında hukuki destek sağlamak.

    Komite Üyesi

    Gıda     Bölümü Sorumlusu

    GİZEM YILMAZ-HAKAN ŞANAL

    MEVLANA PETROL GRUP restoran faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

    Komite Üyesi

    Akaryakıt Müşteri Hizmetleri ve Satış Destek Sorumlusu

    MEHMET AKAN 

    MEVLANA PETROL GRUP akaryakıt satış destek; bayi ve müşterilerle iletişim ve bayi ve müşterilere hizmet verilmesi faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kişisel verilerin KVKK ile uyumlu bir biçimde işlenmesinin, imha edilmesinin ve anonimleştirilmesinin sağlanması ve bu işlemlere ilişkin gerekli adımların atılması ve Komite’nin bu konularda bilgilendirilmesi.

     

    EK TABLO: 2 Kişisel Veri Saklama Ortamları

    Elektronik Ortamlar

    Elektronik Olmayan Ortamlar

    Kişisel bilgisayarlar

    Mobil Cihazlar

    Optik diskler

    Yazıcılar, tarayıcılar, fotokopi makineleri

    Çıkarılabilir ve taşınabilir bellekler

    Sunucular

    Yazılımlar

    Bilgi güvenliği cihazları

    Kağıtlar

    Yazılı ve basılı ortamlar

    Görsel kayıtlar

    Manuel veri kayıt sistemleri

     

     

    EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

    Veri Kayıt Ortamı

    Silinme Yöntemi

    Sunucular

    Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

    Elektronik ortam

    Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

    Fiziksel ortam

    Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

    Taşınabilir medya

    Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

     

    EK TABLO: 4 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

    Veri Kayıt Ortamı

    Yok Edilme Yöntemi

    Fiziksel ortam

    Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

    Optik ya da manyetik medya

    Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir

     

    EK TABLO: 5 Saklama ve İmha Süresi Tablosu

    Veri Kategorisi

    Saklama Süresi

    İmha Süresi

    Kimlik

    İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    İletişim

    İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Lokasyon

    İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Özlük

    İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Hukuki İşlem

    Yargı kararının kesinleşmesinden itibaren 5 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Müşteri İşlem

    İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Fiziksel Mekân Güvenliği 

    30 gün

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    İşlem Güvenliği

    İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Risk Yönetimi

    İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Finans

    İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Mesleki Deneyim

    İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Pazarlama

    İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Görsel ve İşitsel Kayıtlar

    İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Sendika Üyeliği

    İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Sağlık Bilgileri 

    15 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri  

    İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Aile Bilgileri

    10 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Çalışma Verisi

    10 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Web Sitesi Kullanım Verileri

    2 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi 

    2 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    İtibar Yönetimi Bilgisi 

    10 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Olay Yönetimi Bilgisi 

    2 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    İmzalar

    10 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Sigorta Bilgileri

    İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Araç Bilgileri

    10 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Uyum Bilgileri

    10 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Denetim ve Teftiş

    10 Yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

    Yabancı Oturma İzni Bilgileri

    İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl

    Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde